RGPD

1. Compromisso da Proforma

A Proforma está comprometida com o cumprimento do Regulamento (UE) 2016/679 — Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) — e da Lei n.º 58/2019, que o executa em Portugal. Aplicamos princípios de licitude, minimização, transparência, integridade e responsabilização em todo o ciclo de vida dos dados pessoais tratados na plataforma.

2. Papéis e responsabilidades

A plataforma serve entidades formadoras certificadas que gerem dados de formandos, formadores e colaboradores. Nesse contexto:

• Cliente (entidade formadora): é o responsável pelo tratamento dos dados que carrega, importa ou gera na plataforma (formandos, formadores, ações de formação, avaliações, etc.).
• Proforma: atua como subcontratante na aceção do art. 28.º do RGPD, tratando esses dados exclusivamente para prestar o serviço contratado, segundo instruções documentadas do cliente.
• Utilizadores diretos da Proforma (visitantes do website, subscritores): a Proforma é o responsável pelo tratamento, nos termos descritos na Política de Privacidade.

3. Categorias de dados tratados

• Dados de identificação e contacto de formandos e formadores
• Dados académicos e profissionais associados às ações de formação
• Registos de presença, avaliações e certificados
• Dados de faturação da entidade cliente
• Dados de autenticação e logs de utilização da plataforma

4. Finalidades e bases legais

• Execução de contrato: prestação dos serviços de gestão da formação e faturação subscritos pela entidade cliente.
• Cumprimento de obrigações legais: conservação de registos formativos e fiscais nos prazos aplicáveis.
• Interesse legítimo: segurança da plataforma, prevenção de fraude e melhoria contínua do serviço.
• Consentimento: comunicações de marketing e outros tratamentos que o exijam expressamente.

5. Direitos dos titulares

Os titulares dos dados podem exercer os direitos de acesso, retificação, apagamento, limitação, portabilidade e oposição, bem como retirar consentimentos previamente prestados.

• Dados geridos por uma entidade formadora cliente: os pedidos devem ser dirigidos diretamente a essa entidade, que atua como responsável pelo tratamento. A Proforma colabora com o cliente na resposta.
• Dados tratados diretamente pela Proforma: os pedidos podem ser enviados para privacidade@proforma.pt. Respondemos no prazo de 30 dias.

6. Medidas de segurança

• Isolamento multi-tenant: cada cliente acede apenas aos seus próprios dados
• Encriptação em trânsito (TLS) e em repouso
• Controlo de acessos baseado em funções (RBAC) e autenticação segura
• Registos de auditoria de operações sensíveis
• Backups regulares e procedimentos de recuperação
• Revisão periódica de vulnerabilidades e dependências

7. Subcontratantes

Para prestar o serviço, a Proforma recorre a subcontratantes selecionados por critérios de segurança e conformidade com o RGPD, nomeadamente para:

• Alojamento cloud e base de dados
• Envio de emails transacionais
• Processamento de pagamentos
• Faturação eletrónica

Todos os subcontratantes estão vinculados por contratos que impõem obrigações de confidencialidade e de proteção de dados equivalentes às do RGPD.

8. Retenção e eliminação

Os dados são conservados enquanto a conta do cliente estiver ativa e pelos prazos legais aplicáveis (nomeadamente 10 anos para documentos fiscais). Após a cessação do contrato, os dados são eliminados ou anonimizados nos prazos indicados na Política de Privacidade, salvo obrigação legal de conservação.

9. Transferências internacionais

Sempre que existam transferências de dados para fora do Espaço Económico Europeu, a Proforma assegura garantias adequadas, designadamente através das Cláusulas Contratuais-Tipo aprovadas pela Comissão Europeia.

10. Violações de dados

Em caso de violação de dados pessoais suscetível de implicar risco para os direitos e liberdades dos titulares, a Proforma notifica o cliente sem demora injustificada, com a informação necessária para que este possa cumprir os seus próprios deveres de notificação à CNPD e, quando aplicável, aos titulares.

11. Contactos e reclamações

Para questões sobre proteção de dados na Proforma:

• Email: privacidade@proforma.pt
• Website: proforma.pt

Sem prejuízo de outros meios ao seu dispor, tem o direito de apresentar reclamação junto da Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), autoridade de controlo competente em Portugal.